批发企业经营过程中该如何合规控制成本？

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本文作者：CIO合规保证组织 GSP事业部 李中秋

企业经营的目的是利润，这本无可厚非，但药品作为特殊商品，有其公共属性，企业应确保药品生产经营过程中质量安全有效，随着新版GSP的公布，国家对医药行业的监管进一步加强，医药行业之前轻质量管理重效益管理的模式已经越来越不适应目前的新形势，CIO合规保证组织整理发送。

根据笔者的调查发现，许多中小型药品批发企业医药连锁企业，仓库温湿度调控设备运行成本，仓库储存成本为占据企业总成本的比率逐渐提升。

企业无论在何时，何地降低成本是企业获取利润的重要手段，但如何降低呢。很多企业通过修改温湿度监测软件等违规手段，该做法严重违反GSP的要求，有可能导致撤销GSP证及药品经营许可证。那么企业该从哪些手段入手合理合法的降低经营成本呢？

1温湿度调控设备

对于中小型企业而言，由于企业经营规模有限，大部分小型企业仓库还是以立式或柜式空调作为温湿度调控的主要设备，部分企业加装中央空调，那么每个库房的配备标准是多少？

《浙江省从事第三方药品物流业务指导原则》 的通知中要求空调输出制冷量建议低限标准为：空调输出制冷量建议低限标准为：常温库不低于20W /立方米/小时；阴凉库不低于40W /立方米/小时；冷库不低于80W以上/立方米/小时。

广东省目前企业配备空调大部分是以20-30㎡ /匹的标准配备。由于仓库温度的控制是药品质量安全温度的保障，根据中国药典对常温库10℃-30℃，阴凉库不大于20℃，冷库2℃-10℃（大部分生物制品要求2℃-8℃储存）的要求，开启空调达到调控温度，成为医药经营企业温控必备手段。据调查药品经营企业空调的能耗占据仓库总能耗的50%以上，紧随而来的居高不下的电费，成为企业日常一大支出。那么企业如何降低这笔费用呢？以下做法可提供仓库。

1.1降低仓库容积，提升空调使用效率

对于经营品种较少，仓库利用率较低的企业可加装吊顶，降低库房高度，尤其是顶层仓库。也可或将仓库分割成若干库房，若药品量少可集中存放在一个库房，此类做法可提升空调的使用效率。

1.2加装隔热板来提高库房保温性能

目前很多中小型企业仓库墙面均为混凝土墙体，并未按照任何隔热设备，因此此类企业应从加强库房保温性能入手。仓库朝西墙面，仓库墙顶，出入口最易受到外界环境的影响，企业可加装泡沫或者隔热板。这也是大部分企业的做法。

1.3仓库出入口设置缓冲区

仓库出入口作为药品收发货区域，外界温度变化对其影响最大，因此在出入口处加装挡风门帘，并设置缓冲区域可显著降低收发货时对储存区域温湿度的影响。

企业采取合理的保温措施，将会大大降低空调的能耗，对企业长期而言，后期能耗的降低给企业带来的收益将远远大于企业前期保温材料的投入。

2仓库存储管理

大部分小型企业对库存管理较为松散，很多小型企业负责药品采购和销售的负责人都是裙带关系，或是在企业中占据关键岗位，其本身并不了解企业仓储情况。对于客户多，经营品种齐全的企业，大部分仓库会存在以下问题①滞销品种，近效期品种也较多，②仓库药品摆放不符合要求，③自身养护不力，药品压损，包装破损的情况较严重。

据某批发企业仓库人员反应，如果企业一整年的产生不合格药品金额与仓库人员年终奖金额相仿，那么企业该如何降低储存过程中的成本？

2.1必须转变意识，重视库存药品的管理

在对很多批发企业现场内审时发现大量的近效期品种，近效期的产生有几个特点①近效期产生大概有客户退货及；②属于滞销期品种；③无库存的品种，此类品种大都库存较少，一般只有1至2盒；④企业计算机系统不能根据批号发货，先生产的销售。

可见，库存的管理涉及到采购，销售，储运，质管等各个部门，因此要想解决此类问题，必须由公司高层重视库存管理，才能有足够的动力，采取措施，排除苦难，解决问题。

2.2提升仓库周转率

很多配送企业经营品种多，人手不够，采购不合理，经常出现滞销期品种，但没有做好促销，某个品种某个批号的药品长期占据仓库空间，目前租赁成本居高不下势必造成其他品种空间利用度降低，尤其对滞销期品种若无法采取措施，也有可能转变为效期甚至失效期品种。因此应尽可能加强仓库药品流转，采取快进快出的方式，增加货位的使用率。

这就要求企业做好内部控制，包括药品的采购与销售控制环节，储存与养护控制环节，滞销品种控制环节，反馈调节机制控制环节。

3采购与销售控制环节
3.1采购计划的制定

需求决定市场，因此采购人员必须依托GSP计算机软件系统统计企业近一段时间甚至是几年的药品销售数据，分析所销售药品的品类品规，分析本企业某一类品种甚至是某一个品种的需要，合理制定当前的采购数量。

以藿香正气滴丸为例，通过销售分析我们可以发现该品种在夏季属于已销品种，但在冬季销量并不高，若盲目购进则极有可能造成滞销占用库存。

以滋补类保健品为例，一般过春节这段时间销售最好。

以心脑血管为例，基本上全年都有需求，但在冬季及季节变化时期急救类品种则销售会略有增加。

因此企业采购人员，必须会使用GSP软件分析进销存数据，掌握经营品种的某一时间内的销售情况，以此为依据才能合理制定品种库存上下限，制定采购计划。

此外，建议企业在GSP基础数据设置上应设置该品种的类别主要功效以方便制定合理的采购计划。

3.2销售的管理

任何企业均注重销售，这是企业利润的保证。企业销售部门与客户直接接触，能及时接受客户反馈的信息，将产品疗效，市场变动，客户投诉等及时反馈采购部门和质管部，因此销售部门应承担企业传递客户需求的目的。此外企业若仓库管理不善，除退货操作外，减库存的任务必然会落到销售部门。企业应更新采购模式，尽量采取以销定购，保证药品快进快出，增加仓库周转率，有利于降低企业库存成本。

4储存养护与验收操作控制

企业应通过计算机系统，明确各货架的位置，根据外包装的规定进行堆垛，防止储存不合理产生药品的压损，药品压损的原因很多，其中由于储存运输不善，造成压损，是目前客户退货的一大原因。企业仓库管理人员应了解仓库库存情况，建议将仓库分成若干区域，由专门人员管理，定期盘点，保证库存准确。

企业应将基础数据放权给验收员查看，验收人员应仔细核对首营品种资料，检验报告书等资料保证购进药品的质量安全。

5加强滞销品种及近效期品种的处理

目前大部分企业只关注近效期，对滞销期品种的管理非常松散，比如某真实案例某药品有效期为5年，企业规定近效期为6个月，企业与2013年购进此类品种一件共计50盒，截止至2016年9月份该批药品销售量为0，在2016年10月份达到近效期标准，企业采取近效期催销处理，但由于该药品存放时间较长，外包装已经明显老旧，无法销售，也无法退货，截止2017年4月份该品种依然没有销售。此类品种成为很多企业不合格品的重要组成部分。因此建议企业合理制定滞销期期限，在近效期前滞销期内尽快销完。

综上所述，企业仓库周转率的提高考验企业管理能力，但随着两票制等国家政策的陆续出台，医药行业即将进入微利模式，成本控制领先以后必将成为企业的最大优势，如何控制仓储成本则是成本控制的关键，也是广大中小药品经营企业迟早要面对的现实问题。

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企业仓库周转率的提高考验企业管理能力，但随着两票制等国家政策的陆续出台，医药行业即将进入微利模式，成本控制领先以后必将成为企业的最大优势，如何控制仓储成本则是成本控制的关键，也是广大中小药品经营企业迟早要面对的现实问题。

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成本，看管理。