文件与记录升版问题

小锦子 · 发表于 2017-8-9 10:52:08

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公司涉及到有些人员只改记录文件不需要修订的情况，想了解下是否需要同时升级版本，还是只升级记录就可以。注：公司的文件附带的记录是一套，只是编码的时候记录前面有个区分,如文件编码sop-XX-XX，记录就是R-sop-XX-XX

guoli · 发表于 2017-8-9 11:50:43

小锦子发表于 2017-8-9 11:44
我想问下那变更记载是怎么体现的呢

源文件有变更记载，这个不用说了。对于记录，有的没有变更记载，对于普通的变更不影响质量的，我们设计了一个记录变更审批表，以便追溯。对于大的变动，可能要走变更流程。

zysx01234 · 发表于 2017-8-9 10:55:52

呵呵，这个编号方式貌似学我的

不需要，但我不多说。

小锦子 · 发表于 2017-8-9 11:05:10

zysx01234 发表于 2017-8-9 10:55
呵呵，这个编号方式貌似学我的

不需要，但我不多说。

那只改记录的话，变更历史需要记载么。要是记载，文件不就变了

zysx01234 · 发表于 2017-8-9 11:07:47

小锦子发表于 2017-8-9 11:05
那只改记录的话，变更历史需要记载么。要是记载，文件不就变了

要把修订历史与正文【修订】分开看，不修订正文就不变文件的修订号。

大漠孤烟天台山 · 发表于 2017-8-9 11:08:48

记录变化时，源文件需要一起升级；源文件变化升级时，记录不需要升级。

zysx01234 · 发表于 2017-8-9 11:10:04

大漠孤烟天台山发表于 2017-8-9 11:08
记录变化时，源文件需要一起升级；源文件变化升级时，记录不需要升级。

那是你的规定，我的规定是不升级

小锦子 · 发表于 2017-8-9 11:12:11

zysx01234 发表于 2017-8-9 11:10
那是你的规定，我的规定是不升级

以前单位就是统一的都升级版本，不然感觉很混乱，因为文件和记录是一起管的，不是分开的

zysx01234 · 发表于 2017-8-9 11:18:51

小锦子发表于 2017-8-9 11:12
以前单位就是统一的都升级版本，不然感觉很混乱，因为文件和记录是一起管的，不是分开的

记录修订而文件正文不修订，当然可以只改变记录的修订号。

可惜有些企业没有修订号这个表示，只有版本号表示。

小锦子 · 发表于 2017-8-9 11:28:27

zysx01234 发表于 2017-8-9 11:18
记录修订而文件正文不修订，当然可以只改变记录的修订号。

可惜有些企业没有修订号这个表示，只有版本 ...

不是一般修订了，版本号就升级了么。这个还可以分开表示么，那怎么体现的呢

guoli · 发表于 2017-8-9 11:42:36

我的规定是有变才升级谁变升级谁

小锦子 · 发表于 2017-8-9 11:44:21

guoli 发表于 2017-8-9 11:42
我的规定是有变才升级谁变升级谁

我想问下那变更记载是怎么体现的呢

小锦子 · 发表于 2017-8-9 11:53:50

guoli 发表于 2017-8-9 11:50
源文件有变更记载，这个不用说了。对于记录，有的没有变更记载，对于普通的变更不影响质量的，我们设计了 ...

你们这个管理模式挺好的，我们这边没有那个记录变更表，所以有点费劲。谢谢喽，可以借鉴下的。

sunshuju · 发表于 2017-8-9 11:59:59

正式记录有版本号，主要文件中的记录编码不写版本号，这样就不纠结了，呵呵

guoli · 发表于 2017-8-9 12:02:02

小锦子发表于 2017-8-9 11:53
你们这个管理模式挺好的，我们这边没有那个记录变更表，所以有点费劲。谢谢喽，可以借鉴下的。

没有现在升级个文件加上个记录也不迟啊

一个爱笑的小孩 · 发表于 2017-8-9 13:17:29

我们的记录是可以单独升版，如检验原始记录，或者一些偏差报告表也可以升版，不可以等文件升级才随升级，那如果文件改动不大，几乎没有几乎升版，岂不是连记录都不用升版了。

yepp668 · 发表于 2017-8-9 13:55:59

同意5楼的意见，我们也是这样做的。记录变化时，源文件需要一起升级；源文件变化升级时，记录不需要升级。

淡墨青衫 · 发表于 2017-8-9 14:06:03

看自己的文件管理规程，怎么要求怎么做，有一起升级的，也可以单独升级一份文件或记录的

老猫王磊 · 发表于 2017-8-9 16:24:54

这种形式的建议修改记录时文件同时修改。

190238048 · 发表于 2018-11-16 16:36:57

比如文件，sop-XX-XX，版本号1.0.
我们想升级表格，可以升级为版本号1.1
升级文件就是，版本号2.0

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