质量体系三级文件分类问题

执妄。

各位前辈大家好：
最近在整理公司质量体系文件，发现三级文件是分部门编写的，光是单个部门的文件分类就很杂乱。
比如生产部三级文件就包含了几种类型：①各类管理规定等②各类设备操作维保规程③各类作业指导书；但是它们编号又是按XXX-SC（生产）-顺序号依次排列的就很麻烦。
所以我想请教一下怎么可以弄得规整一点？假如以后新增文件，是独立出一个SOP文件编号把上述的②③号这类都丢进去，SC的顺序号只放重要的和较大型的管理规定吗？还是用其他什么方法？

余默

量出你现在的编号原则并举例说明

执妄。

余默 发表于 2024-6-6 10:48
量出你现在的编号原则并举例说明

文件控制程序里指定：三级文件按下列方法编号：XX（公司缩写）-SC（部门缩写）-001（顺序号），比如KH-SC-001代表公司生产部001号三级文件

chinsss

可以这样分
生产部文件分为 管理类和操作类
管理类SMP可分为  01 人员管理 02 物料管理 03 生产管理 04 卫生管理……
操作类SOP可分为  01 工艺操作 02 辅助操作 03 设备操作 ……
这样就可以编号
SMP-SC-01-001/2/……
SOP-SC-01-001/2/……
主要首先得梳理文件类型，文件分级的规定可以跟编号无关的……

供参考~

执妄。

chinsss 发表于 2024-6-6 10:57
可以这样分
生产部文件分为 管理类和操作类
管理类SMP可分为  01 人员管理 02 物料管理 03 生产管理 04  ...

好的，谢谢你的回复，非常好的办法。

abcd8848

按照多级管理可分：
一级文件    质量手册
二级文件    程序文件
三级文件    各部门管理规程制度
四级文件    标准文件（技术要求、质量标准等）
五级文件    操作文件（作业指导书、工艺规程、设备、岗位操作规程、清洁规程、检验规程等）
六级文件    记录文件（生产、检验记录、辅助记录、验证方案报告记录等）1级文件属于体系总领文件，
2级文件属于总要求文件，对1级文件的要求进行总体规定
3级文件属于分管要求文件，对2级文件要求进行细化管理规定
4级文件属于标准性、指标性文件，对产品质量进行总要求控制
5级文件对4级文件的要求进行可操作化实现产品过程进行规定
6级文件对5级文件执行过程进行记录，实现可追溯。

余默

执妄。 发表于 2024-6-6 10:52
文件控制程序里指定：三级文件按下列方法编号：XX（公司缩写）-SC（部门缩写）-001（顺序号），比如KH-SC ...

你现在是三级文件编码。所以无法区分。
你可以搞成五级文件编码如楼下
XX（公司缩写）-SMP-SC-01-001/2/……
XX（公司缩写）-SoP-SC-01-001/2/……

北冥~有鱼

abcd8848 发表于 2024-6-6 11:08
按照多级管理可分：
一级文件    质量手册
二级文件    程序文件

专业

zhangyu785

执妄。 发表于 2024-6-6 10:52
文件控制程序里指定：三级文件按下列方法编号：XX（公司缩写）-SC（部门缩写）-001（顺序号），比如KH-SC ...

你可以在XX（公司缩写）-SOP/SIP/DMR/DHF（文件类别）-SC（部门）-00X（顺序号）按这个分类去编写3级文件的编码

wamy425724

首先动文件框架是需要很谨慎的事情，已有的框架能不动的尽量不要动。
其次，你并没有说你们整个文件架构是怎么设置的，所以我觉得无法判断你说的问题是不是问题

七彩人生m7v

三级文件分成管理文件、操作规程和技术文件，技术文件(SIP、SOP,)按照产品进行编号，这样就减少了编号重号的问题。

linchk

我们公司的做法是：   

所有的文件（不管谁起草的，审核部门有好几个，都含有QA的人，审批也是质量负责人） 都由QA统一进行编号管理，统一进行管理。

执妄。

wamy425724 发表于 2024-6-6 15:19
首先动文件框架是需要很谨慎的事情，已有的框架能不动的尽量不要动。
其次，你并没有说你们整个文件架构是 ...

是的，原本公司的文件是分为四级，一级手册，二级控制程序，三级是各个部门的管理规定、操作规程、作业指导书等，四级是记录表单类文件。
没打算动框架，只是之前的三级文件编号命名规则和管理太乱了，比如XX（公司名）-SC（生产部）-001可能是是管理规定，又新加个操作规程居然就用XX（公司名）-SC（生产部）-002顺序号，后天又来作业指导书就用XX（公司名）-SC（生产部）-003.
对于这种情况，主要问题就是几个类型的文件用顺序编号会显得太杂乱，很多前辈说添加一条命名规则SOP,SIP类单独给编号就会好很多，生产部SOP文件，比如XX（公司名）-SOP-SC（生产部）-001顺序号，这样打包放会好点，我起初也是这么想的。

执妄。

abcd8848 发表于 2024-6-6 11:08
按照多级管理可分：
一级文件    质量手册
二级文件    程序文件

好的，谢谢，非常专业的分级，就是我这里框架可能动不了了，文件处理起来有点麻烦。

执妄。

zhangyu785 发表于 2024-6-6 13:40
你可以在XX（公司缩写）-SOP/SIP/DMR/DHF（文件类别）-SC（部门）-00X（顺序号）按这个分类去编写3级文件 ...

好的，谢谢你非常好的建议，我觉得这样做是最为简单省事直观的。

执妄。

七彩人生m7v 发表于 2024-6-6 15:20
三级文件分成管理文件、操作规程和技术文件，技术文件(SIP、SOP,)按照产品进行编号，这样就减少了编号重号 ...

是的，我查以前文件就是因为这个原因有重号改动纠正的现象。

wamy425724

执妄。 发表于 2024-6-7 14:37
是的，原本公司的文件是分为四级，一级手册，二级控制程序，三级是各个部门的管理规定、操作规程、作业指 ...

我们原来是管理规程和操作规程不同级别，现在都改成一个级别了，感觉是比较乱。现在是管理和操作类的作为一类，然后新增加一层WI。

执妄。

linchk 发表于 2024-6-7 09:16
我们公司的做法是：   

所有的文件（不管谁起草的，审核部门有好几个，都含有QA的人，审批也是质量负责 ...

是的，好的，这样做会规整很多。

13712754309

参考一下
https://blog.csdn.net/Qsir/article/details/120970249

君君hv5

三级文件下面再按部门-文件类型进行分类区分