文件发行时间

悠然1234 · 发表于 2023-10-16 16:55:53

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大家对修订后的管理程序、操作规程的发行时间是在文件生效执行的当天收回上一版文件（优点：收旧发新跑一趟就完成；弊端：对文件分发的及时性有较高的要求，需要各部门文件管理员有较高的配合度，才能在当天完成收旧发新），分发新文件给文件涉及部门，还是在文件执行前几天就分发给文件涉及的部门（优点：文件管理员有充足的时间，在执行日前完成文件的分发；弊端：旧文件缴回时，还需要再跑一趟）。以上两种做法都是各有利弊，有没有第三种方式呢？

wzzz2008 · 发表于 2023-10-16 19:21:09

上一套文件管理系统，全程电子化，既不用收也不用发，一个邮件通知一下就行了。

ab1985 · 发表于 2023-10-16 19:34:24

最好生效当天发放收回，这样不至于遗漏或更换不及时，特别是现场文件。

涵飞子zpn · 发表于 2023-10-17 08:12:29

我们实行的也是生效当天发放和收回，提前发放下去，特别是车间，该文件还没有生效怎么可以分发到车间呢，

KMT · 发表于 2023-10-17 08:16:31

记录生效当天可用

yc20160802 · 发表于 2023-10-17 08:40:22

新文件可以提前培训。

大呆子 · 发表于 2023-10-17 08:40:23

没那么复杂吧

廖旭 · 发表于 2023-10-17 08:40:25

当天点清，一个文件拖两天，后面收发的人都记不住，出问题更难处理还扯皮浪费时间

阿白n18 · 发表于 2023-10-17 08:44:50

最好设置过渡期，新规程生效后24小时内收回旧记录发放新规程，且必须所有旧文件回收完成才能下发新版，避免旧版回收数不全。

似睡骄杨 · 发表于 2023-10-17 09:13:39

短期：下发培训版文件，在执行日期前供培训使用，在文件正式生效当天发放新版文件，收回旧版文件和培训版文件，这是最稳妥的方式；
长期：上线DMS系统就解决了，外带培训模块

123lptt · 发表于 2023-10-17 09:14:53

当天收发不好吗
毕竟不是每天都有空去收发文件的搞不好给忘了

DJH · 发表于 2023-10-17 10:00:29

把要收发的文件拍个照给各部门文件管理员，让他们自己安排时间和人员带着旧文件到你那边换新的

DJH · 发表于 2023-10-17 10:01:22

把要收发的文件拍个照给各部门文件管理员，让他们自己安排时间和人员带着旧文件到你那边换新的

chinsss · 发表于 2023-10-17 12:14:15

一个文件修订变更的时候或者新建的时候是会确定生效时间的，所以生效日期前完成培训的任务后在生效前一天下午进行旧版本收回新版本发放（一般情况）

特殊情况也会存在当天签批当天培训当天生效的情况（这种情况实在特殊，考虑到GMP符合性）

综合来讲，只要考虑到不违背GMP的逻辑原则，保证过程可追溯，一般是没有问题的

其实也是你们内部需要建立一个良好的沟通，GMP从来都不是一个部门的事情，尤其是这种文件管理还是质量体系的基础的（一定要沟通！沟通！有效沟通！）

zsf31101 · 发表于 2023-10-17 16:35:49

1、可以生效当天发放、收回，2、也可以提前发给各部门文件管理员，文件放在各部门文件管理员处，文件生效当天，由各部门文件管理员发放到各个岗位。

悠然1234 · 发表于 2023-10-18 13:36:34

感谢各位同行的热烈讨论

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