电子版文件与表单如何管理

XYZ1234567 · 发表于 2020-6-10 08:52:04

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公司文件控制程序中没有提及电子版的管理，全部是由纸质版受控发放的，可是新来了一位质量经理，新官上任要求我把质量手册程序文件以及所有体系文件的表单全部转化为PDF版本上传于钉盘共享，纸质版就不用做发放了。现在我得修订文件控制程序中相关要求，我该怎么写怎么修订啊啊啊啊才好啊？？？？

WHHT6 · 发表于 2020-6-10 09:02:36

按实际做的来写，管控就加密分级呗。

MJ__91 · 发表于 2020-6-10 09:04:57

如果你们本来纸质版管理的比较严格的话，那么转成pdf的放在云盘的目的是什么呢？放云盘，不下发，怎么使用？直接打印电子版？纸质版的受控手段全部作废了？云盘对应的文件夹是否做了权限管理？可以先与领导讨论讨论，如果是半瓶水，单纯的想烧火，那就别鸟他。

xu290606838 · 发表于 2020-6-10 09:05:11

“所有体系文件的表单全部转化为PDF版本上传于钉盘共享，纸质版就不用做发放了”。把这段话，稍微修饰下，放到文件控制程序文件里去呗。然后找你这个新领导批准。这就完事了。

领导让你这么做，你可以先把你的疑问问下领导，这么做那如何管控，权限如何管控（开放给哪些人？），这个盯盘共享是否需要进行软件验证？不是所有人都会有盯盘共享的账号，那其他人怎么查看文件？是由该部门负责人来打印盯盘里的PDF版？还是找品管文控来打印？那这些打印的文件要做发放记录吗？等等。。。

XYZ1234567 · 发表于 2020-6-10 09:15:21

MJ__91 发表于 2020-6-10 09:04
如果你们本来纸质版管理的比较严格的话，那么转成pdf的放在云盘的目的是什么呢？放云盘，不下发，怎么使用 ...

沟通过了，，，有点小霸道的领导，因为他说他上家公司就是这么干的不像我发放那么多纸质版干嘛呀浪费公司纸张，，，，说有些文件跟表单直接PDF让他们自己打印出来好了权限是只有文件管理员可以上传编辑的其他人只能下载打印使用表单阅览文件

XYZ1234567 · 发表于 2020-6-10 09:18:53

xu290606838 发表于 2020-6-10 09:05
“所有体系文件的表单全部转化为PDF版本上传于钉盘共享，纸质版就不用做发放了”。把这段话，稍微修饰下， ...

钉盘共享面向全公司员工，权限只仅限于文件管理员，其他人只可以下载阅览跟打印，，，，钉盘是没有进行软件验证过的不过本身公司的文件都是加密的，，，我主要是文件修订这块不知道该怎么描述钉盘共享文件跟表单，，，，，，，领导的话只能服从哈哈哈我都换了四任领导了

MJ__91 · 发表于 2020-6-10 09:19:49

XYZ1234567 发表于 2020-6-10 09:15
沟通过了，，，有点小霸道的领导，因为他说他上家公司就是这么干的不像我发放那么多纸质版干嘛呀浪费公司 ...

这……下发记录不要了？就是说可以随意替换页？其他人可以随便打印？以前纸质的下发是否有敲号之类的操作以示区分下发版本和单纯复印原件版本的区别呢？
你们是研发单位？领导尺度这么大不怕被挑战呀。

smartchenziyue · 发表于 2020-6-10 09:33:45

想法很好，实际效果如何，特别期待。

XYZ1234567 · 发表于 2020-6-10 09:54:28

MJ__91 发表于 2020-6-10 09:19
这……下发记录不要了？就是说可以随意替换页？其他人可以随便打印？以前纸质的下发是否有敲号之类的操作 ...

有的以前下发的文件跟表单都要复印件敲受控章下发填写发放回收记录表的，，，，，现在就是把文件原件扫描转化成PDF版本，表单就是把生效日期打上去，然后转化PDF版本上传到共享盘，如有更新由我这边操作及时更新，，，，不过我感觉容易出错，，，，但是领导认为这样很简单没有什么不好搞的

MJ__91 · 发表于 2020-6-10 09:58:46

XYZ1234567 发表于 2020-6-10 09:54
有的以前下发的文件跟表单都要复印件敲受控章下发填写发放回收记录表的，，，，，现在就是把文件原件扫 ...

那现在就是缺了下发记录和下发的受控了。也就是说，电子版下发不受控了。这个你们领导有没有什么想法？再有，你们是研发单位？如果不是GMP，凑合着能看

XYZ1234567 · 发表于 2020-6-10 10:12:54

MJ__91 发表于 2020-6-10 09:58
那现在就是缺了下发记录和下发的受控了。也就是说，电子版下发不受控了。这个你们领导有没有什么想法？再 ...

但是电子版还需要什么下发记录呢？又不是纸质版，，，，，是医疗器械公司体外诊断试剂的

MJ__91 · 发表于 2020-6-10 10:14:58

XYZ1234567 发表于 2020-6-10 10:12
但是电子版还需要什么下发记录呢？又不是纸质版，，，，，是医疗器械公司体外诊断试剂的

无论是记录还是受控章都是控制手段，既然你们领导有经验，那就要问他，他的这种模式，如何体现受控？如何保证受控？这个就是探讨的方向。手段是多样的，但是目的一致的。如果他的考虑周全，用电子版控制，未尝不可。毕竟，能够省一些纸张。

kestrelss · 发表于 2020-6-10 10:53:14

XYZ1234567 发表于 2020-6-10 09:54
有的以前下发的文件跟表单都要复印件敲受控章下发填写发放回收记录表的，，，，，现在就是把文件原件扫 ...

我以为你领导会说具体的事情你负责搞定，不然找你来干嘛

XYZ1234567 · 发表于 2020-6-10 13:24:37

kestrelss 发表于 2020-6-10 10:53
我以为你领导会说具体的事情你负责搞定，不然找你来干嘛

我一年经历了四任领导，一个领导一个做法，搞死我了

wuzi123456 · 发表于 2020-6-10 13:50:25

充其量也就是方便查阅或培训，不能作为正式（受控）的文件管理途径；
既然不是电子化系统，那就老老实实的按照老模式，不能别人这么错误的做了，自己也模仿来增加文件错版混淆的风险

915_雨 · 发表于 2020-6-10 13:56:46

注意用词不是转化为PDF
而是把签字版  扫描成PDF版，以PDF电子形式发放文件。

核心是
1.签字版扫描过程，扫描完要检查对不对。
2.扫成的PDF  要加密不能编辑，  避免人为编辑，改了，进行扯皮（坏人还是有的）
对于这种建内部局域网只下载  不能上传一切以局域网中为准
母版共享那台电脑，进行个人登录管控。
其他第三方共享平台都是有问题的一上传你的文件出去了

小金库 · 发表于 2022-7-9 18:45:18

非常感谢分享

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