文件分发的时间问题

小颜颜

1.文件的典型生命周期是“起草—审核-批准-培训-生效”，我主要是想问一下，文件分发是在什么时候进行？我们现在的规定是在文件生效的前一天，分发新文件同时回收旧版文件（如果有旧版）。但是，因为每个文件的生效日期是不同的，而现在我们公司的文件属于井喷期，就是最近相当一段时间会集中产生很多文件，每天都会有一些新签批的文件提交过来。所以就相当于基本每天都会有生效的文件，这样子的话，我必须每天都盯着看今天需要分发哪些，然后去复印，盖章，分发，回收。工作量比较大，感觉特别费时费力，没法做别的事情的赶脚。
2. 文件的生效日期你们都是怎么定？我看大家都比较认同签批之后固定一段时间生效，比如签批之后两周自动生效？这段时间久是用来做培训的。是这样吗？如果是这样，你们的复印分发是在什么时候进行？又回到问题1 了。
3. 对于文件的生效日期，我们是这样：需要培训的文件，是培训完成后生效；不需要培训的文件，签批即生效。不知道这样是否合规？你们有没有不需要培训的文件呢？而签批即生效，按照“生效前一天发放”的规则来说，不管怎么样都是晚了的。纠结啊，到底怎么弄呢？

求指点，求指点，求指点！

wangtutu0519

文件的生命周期管理 ，“起草—审核-批准-培训-生效”，这个没有问题，因为这个 '起草—审核-批准"都以各个阶段的签字日期为准，我们现在的文件是在修改完成时就确定一个生效日期，这个是生效日期是打印在文件上的，至于文件的分发 ，其实文件分发只是 QA部门的一个文件管理动作，比如下发及收回，用文件记录来记录下来就可以了，你不会在文件上在表示一个 分发日期吧，还嫌现在的程序不够麻烦吗？建议，不要把事情做的太复杂化了

综上所述，起草日期—审核日期-批准日期 是手写体、  生效日期是印刷体， 以上都表现在SOP或者SMP上 ，文件分发日期 是手写的记录，只反映在 QA的记录上。

falconpc

1.文件生命周期：起草—审核-批准-发放---培训-生效---销毁（如果有修订，旧文件收回销毁）
2.文件批准日期是2017-06-12，执行日期一般是2017-06-17左右。

小颜颜

wangtutu0519 发表于 2017-6-12 14:26
文件的生命周期管理 ，“起草—审核-批准-培训-生效”，这个没有问题，因为这个 '起草—审核-批准"都以各个 ...

分发日期不会出现在文件上，就只是在分发记录上而已。我所问的是分发这件事情是什么时候做？我感觉怎么样都有点问题。

bjlidi

小颜颜 发表于 2017-6-12 14:49
分发日期不会出现在文件上，就只是在分发记录上而已。我所问的是分发这件事情是什么时候做？我感觉怎么样 ...

印制后就可以分发啊，等新文件生效再将旧文件收回。

修罗一平

falconpc 发表于 2017-6-12 14:36
1.文件生命周期：起草—审核-批准-发放---培训-生效---销毁（如果有修订，旧文件收回销毁）
2.文件批准日 ...

批准日期是6月12日，执行日期是6月17日，那么新文件肯定是在17日前发放的，举个例子，13号发放，因为还需要培训。那么请问从6月13号到6月17号，车间使用文件的版本？老版的话，文件已经在13号的时候收回。新版的话，要到17号才生效。

bjlidi

就从批准开始说起吧！
1、批准后到生效要留有足够时间进行培训；2、除特殊情况，可以给文件的生效日期定制一个原则，比如隔周周几生效；3、“不需要培训的文件”指那些？一般都需要培训的；4、建议岗位增加待生效文件夹，批准后就可以发放，新文件生效后岗位自行更换，并将旧版文件交回。

小颜颜

bjlidi 发表于 2017-6-12 15:09
就从批准开始说起吧！
1、批准后到生效要留有足够时间进行培训；2、除特殊情况，可以给文件的生效日期定制 ...

如果定个两周，也就是说签批两周后的那个工作日为生效日期。那么我什么时候复印分发？
我们有些是不需要培训的文件，比如有些操作类的SOP只是修改一些与操作关系不大的内容，或者同一个方法用于不同的项目产品，需要写新的SOP，但只是参数设置不同，大家都知道，他们认为没必要培训（PS：我们公司小，现在研发人员就是生产人员）。

falconpc

修罗一平 发表于 2017-6-12 15:02
批准日期是6月12日，执行日期是6月17日，那么新文件肯定是在17日前发放的，举个例子，13号发放，因为还需 ...

新文件没有执行前，老文件不能收回，等新文件执行后，收回老文件！

修罗一平

falconpc 发表于 2017-6-12 15:53
新文件没有执行前，老文件不能收回，等新文件执行后，收回老文件！

这样的话，现场不是有两个版本的文件了。

无际无边

wangtutu0519 发表于 2017-6-12 14:26
文件的生命周期管理 ，“起草—审核-批准-培训-生效”，这个没有问题，因为这个 '起草—审核-批准"都以各个 ...

生效日期怎么能打印上去呢？难道文件的审核批准期限都要在文件中规定了？

falconpc

修罗一平 发表于 2017-6-12 16:31
这样的话，现场不是有两个版本的文件了。

没问题，应该上面有执行日期，但要控制新文件执行后，老文件的收回工作。

Abigking

生效之日，收回旧版本，同时分发新版本

修罗一平

Abigking 发表于 2017-6-13 08:39
生效之日，收回旧版本，同时分发新版本

生效前不是要培训吗？没下发怎么培训？

yanshuheng1112

修罗一平 发表于 2017-6-12 15:02
批准日期是6月12日，执行日期是6月17日，那么新文件肯定是在17日前发放的，举个例子，13号发放，因为还需 ...

旧文件的回收要在新文件生效的同时

Abigking

修罗一平 发表于 2017-6-13 09:23
生效前不是要培训吗？没下发怎么培训？

生效前肯定是要培训的，但你没生效就不应下发文件，难道你培训不组织人员集中培训，要人手一份才能培训吗？没有电子版的或者ppt用来培训？

静好鹤少

正好遇到这个问题，看到蒲友们的讨论，我在想是否可以这样，起草—审核-批准-培训-生效、分发   ，培训的时候使用电子版或者自制PPT， 新文件生效同时分发，并回收旧版文件？

along9833

先培训，有问题还可以再修改。等生效后一换就可以。