辅助记录怎么管理？

慕容雪

   各位坛友，想问一下大家的辅助记录是怎么在受控管理的？   我们公司没有GMP部门，批记录的分发和文件分发的职责都设在质量保证部，批记录目前是每页记录都盖受控章分发，文件是在签字首页盖章分发，辅助记录目前是各部门自己在管理，自己印制和打印，这样就造成使用错版或旧版记录的问题出现，目前公司辅助记录有400多个，全部由质量保证部来受控盖章管理也不太现实，没有专职的人员来做文件记录这一块的管理。我的设想是生产和质量控制部的辅助记录授权给各自的部门文件管理员来进行盖章受控分发（这两个部门的记录较多），其它部门的记录则由质量保证来受控分发。重点在于如何实现记录受控，不出差，实际操作可行。望各们坛友给我一些实质性的建议

puretong

避免记录的旧版和错版就你们现在就需要梳理各部门和车间的原版记录，有没有错版和旧版的，需要及时更新。
再有就是不允许他们自己打印，只能复印你们的原版记录，然后在你们原版的记录上需要有受控章，这样就好办了。
再有就是定时检查他们的记录看是否还有旧版和错版，可以定三个月进行一次检查，如果嫌麻烦，就可以三个月给他们发一份你们的原版记录，要让他们自己核对是否一致，在确认签字，这样就好办了。

zysx01234

我们公司没有GMP部门，批记录的分发和文件分发的职责都设在质量保证部,这个话说出来笑死人了

qqq0502zxh

坐等大神给意见。。。我也是学习的

赵旭锋

现在问题就是辅助记录的版本混乱问题吧
如果是这个样子，建议弄一个辅助记录管理的流程
控制好文件电子版本的发放和删除控制，在就是做好版本更新时，现场的巡查工作。

还有一个就是你们给他们纸质的文件，盖章的，他们自己复印，而不是打印

qianyulong

我们也是这样

北重楼

可以这样的，关键是受控管理

马甲

人员培训啊，工作做不好，换能做好的人。

橙路漫漫

我们公司是所有文件及辅助记录均由质量部文件保管员负责，辅助记录都是加盖流水号的，一般月初各部门都会领好本月的辅助记录，当月记录各部门自己归档保存。

Shadow_Way

盖流水号

villeness

部门记录自己发放、记录、核对。

xqliu

统一模板、公司审批、使用部门管理，质量部门巡查。

915_雨

所有使用记录盖受控章   可以进行的   

看你怎么弄，一个人管理（不只管这个），来人要记录的，自己去找到并复印，后找记录管理员要章自己盖、登记自己填，记录管理员就看好记录模板、章和提醒印了记录签字。
最终结果，各部门记录版本不乱了，记录发放有登记了。

Angelzhu

质量部不是做文件发放的吗？新版的记录不是由你们发出去吗？下发文件不应该是回收旧版吗？

慕容雪

zysx01234 发表于 2017-5-17 12:03
我们公司没有GMP部门，批记录的分发和文件分发的职责都设在质量保证部,这个话说出来笑死人了

笑死人又怎么样呢？GMP办公室取消了，但是GMP办的职能还在

zysx01234

慕容雪 发表于 2017-5-18 16:12
笑死人又怎么样呢？GMP办公室取消了，但是GMP办的职能还在

难文件和记录是GMP办发放的吗，质量保证部不应该做这些吗

慕容雪

蜗牛98 发表于 2017-5-17 12:25
现在问题就是辅助记录的版本混乱问题吧
如果是这个样子，建议弄一个辅助记录管理的流程
控制好文件电子版 ...

感觉你说的挺有用的

慕容雪

北重楼 发表于 2017-5-17 12:45
可以这样的，关键是受控管理

蒽,现在的问题就是想要做到受控管理,同时又不给质量保证部增加太多琐碎的事情

慕容雪

puretong 发表于 2017-5-17 12:46
避免记录的旧版和错版就你们现在就需要梳理各部门和车间的原版记录，有没有错版和旧版的，需要及时更新。
...

提议感觉不错

慕容雪

马甲 发表于 2017-5-17 13:02
人员培训啊，工作做不好，换能做好的人。

培训...其实效果都不大好