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[质量保证QA] 有关文件批准 生效和发放 回收 销毁的问题

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发表于 2019-10-12 09:22:09 | 显示全部楼层 |阅读模式

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请问各位 我公司规定文件批准后10天生效 批准之后发放 那这样的话 在新文件生效前,就会有新版和老版两套文件共存了 那会不会对操作造成混淆
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发表于 2019-10-12 10:58:22 | 显示全部楼层
还是要提前发放生效文件。如果涉及到记录,生效当天发放记录可能来不及准备
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药徒
发表于 2019-10-12 09:30:32 | 显示全部楼层
理论而言,文件批准之后需要培训,培训有效且合格后生效,生效之后才能正式使用。像你们这种批准后直接发布也是可以,但是发布新文件时,难道不将旧文件回收吗?

点评

有时间差,新文件发放时还没生效,旧文件还没失效。  详情 回复 发表于 2019-10-12 09:38
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药徒
发表于 2019-10-12 09:35:04 | 显示全部楼层
你发放新文件的同时,就要收回旧的文件了啊
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药生
发表于 2019-10-12 09:38:00 | 显示全部楼层
lreo1 发表于 2019-10-12 09:30
理论而言,文件批准之后需要培训,培训有效且合格后生效,生效之后才能正式使用。像你们这种批准后直接发布 ...

有时间差,新文件发放时还没生效,旧文件还没失效。
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药生
发表于 2019-10-12 09:57:32 | 显示全部楼层
为啥批准后还有一个生效间期,10天也太长了,文件上不上有实施日期的吗,假如10号实施,批准完全可以前两天,等到了实施日期当天,发放新文件,同时回收旧文件,版本不至于混淆吧。
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药师
发表于 2019-10-12 10:09:13 | 显示全部楼层
新文件是用于培训的,不应该出现在岗位上。
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 楼主| 发表于 2019-10-12 10:26:27 来自手机 | 显示全部楼层
huihuanqing 发表于 2019-10-12 09:35
你发放新文件的同时,就要收回旧的文件了啊

新文件还没有生效 旧文件回收了之后执行什么文件
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 楼主| 发表于 2019-10-12 10:28:05 来自手机 | 显示全部楼层
maone 发表于 2019-10-12 09:57
为啥批准后还有一个生效间期,10天也太长了,文件上不上有实施日期的吗,假如10号实施,批准完全可以前两天,等到了实施日期当天,发放新文件,同时回收旧文件,版本不至于混淆吧。

我也是这样理解的 但是培训的时候就只能用母版文件来培训了
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 楼主| 发表于 2019-10-12 10:29:27 来自手机 | 显示全部楼层
lreo1 发表于 2019-10-12 09:30
理论而言,文件批准之后需要培训,培训有效且合格后生效,生效之后才能正式使用。像你们这种批准后直接发布也是可以,但是发布新文件时,难道不将旧文件回收吗?

文件有一个生效期 发放的时候还没生效 旧文件不能回收吧
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 楼主| 发表于 2019-10-12 10:31:13 来自手机 | 显示全部楼层
xqliu 发表于 2019-10-12 10:09
新文件是用于培训的,不应该出现在岗位上。

所以就是 培训时用母版文件培训 文件生效当日再进行分发和回收是吗
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药生
发表于 2019-10-12 10:36:24 来自手机 | 显示全部楼层
蜗牛爬爬 发表于 2019-10-12 10:28
我也是这样理解的 但是培训的时候就只能用母版文件来培训了

培训的话,内容是新版文件的内容,不要加版本号实施日期等内容,作为一个草稿资料是否可以
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药徒
发表于 2019-10-12 10:36:31 | 显示全部楼层
蜗牛爬爬 发表于 2019-10-12 10:29
文件有一个生效期 发放的时候还没生效 旧文件不能回收吧

可以回收啊,又或者你们可以规定试行期(发布之后生效之前)可以新旧一起啊,文件规定好就行
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药徒
发表于 2019-10-12 10:37:31 | 显示全部楼层
meiya 发表于 2019-10-12 09:38
有时间差,新文件发放时还没生效,旧文件还没失效。

无法消除的矛盾只能通过管理来解决
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药徒
发表于 2019-10-12 10:49:25 | 显示全部楼层
管理方面的问题,看你们公司是QA是在文件生效当天发放新版本、同步回收旧版本和新版本培训记录,还是授权给了车间的文件二级管控,如果是前者就没啥事了,如果是后者需要车间自己管控新文件在生效当天发放现场指导
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发表于 2019-10-12 10:55:38 | 显示全部楼层
各部门文件管理员处暂存,文件生效当天替换掉旧版文件
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发表于 2019-10-12 10:57:16 | 显示全部楼层
个人觉得:责任到人,新文件发放用于培训,暂不进入岗位,待生效后进行替换,收回旧版文件进行销毁,新文件没有生效前,旧版文件仍然是有效的。
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发表于 2019-10-12 11:24:58 | 显示全部楼层
凤舞 发表于 2019-10-12 10:57
个人觉得:责任到人,新文件发放用于培训,暂不进入岗位,待生效后进行替换,收回旧版文件进行销毁,新文件 ...

新文件没生效,只能按照旧版文件实行。培训文件不填生效日期,且加上水印,就可以区别
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药徒
发表于 2019-10-12 11:36:13 来自手机 | 显示全部楼层
10天就是给大家一个缓冲期,在这个阶段可以进行归纳整理培训等工作,正式文件下发前应该将旧版文件由文件管理员统一收缴进行更换,并办理相关手续。
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药徒
发表于 2019-10-12 11:57:14 | 显示全部楼层
文件页眉上加上文件版本号和生效日期就不会混淆了啊,新文件生效时旧文件全部收回就行,关键你们文件批准之后十天生效这个时间是不是定的太死了,新文件都是要培训的,这十天确定可以培训完?
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