［法规］文件的受控性

新入门小白

我是公司GMP专员，公司电子档文件都在我这边管理。公司规定文件仅可发给各部门负责人。
今天，质量授权人看到qa实习生在自己笔记本上看我公司电子档文件。当然文件不是从我这边流出的，是qa内部自己发的。
我们纸质版文件都会有受控章，各部门自行打印修改的一概不承认！
我明白授权人担心的是比如实习生能随意拥有公司文件，也就意味着公司一些机密性文件可能存在泄漏的可能性。
就这一问题，授权人提议采用pdf格式发送给各部门负责人，而我认为pdf和word没有什么不同，这两个格式在其他软件中可以随意转换。
我想问，我是否应该告知授权人这一想法，另外，还有没有更好的受控文件的方式，求告知，谢谢！^_^

独钓寒江雪丶

你是在纠结什么呢？
1、担心文件泄露到公司外部？——这种情况只要是有人想泄露 怎么样都有办法。
2、担心电子版发过去被人修改了？这时候，文件管理的规程中要有规定，文件以纸质版为主。纸质版的分发，复印是文件管理员负责，受控也是文件管理员负责

新入门小白

stbotman 发表于 2017-7-6 22:16
最好的保密就是军队和军工厂的保密措施。一般企业没那个必要。

关键还是看自觉，无论是什么载体纸质还是 ...

新入门小白

没人

豚鼠

使用电子文档管理系统最好   没有的话 PDF比word强   起码还有部分人不会    防泄漏有点薄弱    人家用键盘再敲一份    你咋管？

新入门小白

豚鼠 发表于 2017-7-6 19:02
使用电子文档管理系统最好   没有的话 PDF比word强   起码还有部分人不会    防泄漏有点薄弱    人家用键盘 ...

电子文档系统？可否具体点。pdf可以在例如wps中随意转换的……

werewolfman

公司保密意识太差，电子文件怎么能随便给一个连转正都没有转的员工呢。

新入门小白

werewolfman 发表于 2017-7-6 19:31
公司保密意识太差，电子文件怎么能随便给一个连转正都没有转的员工呢。

可否给点意见如何管理可以保密

zysx01234

而我认为pdf和word没有什么不同，这两个格式在其他软件中可以随意转换。

刘贺煜

最好的保密就是军队和军工厂的保密措施。一般企业没那个必要。

关键还是看自觉，无论是什么载体纸质还是电子版，能看到文件的人都可以用手机拍下来。

维先优

werewolfman 发表于 2017-7-6 19:31
公司保密意识太差，电子文件怎么能随便给一个连转正都没有转的员工呢。

如果是质量经理或者负责人是新来的，要不要给

sha7713

电子文档谁都可以看，转换成PDF格式并加密，想改也改不了，即使有相关的编辑软件也不能保存。

hellozijia

为啥新人不能看电子版？都保密搞啥gmp

木易_如月

pdf格式再加密

路过雨停

关键是要培养相关负责人的保密意识

新入门小白

zysx01234 发表于 2017-7-6 20:32
而我认为pdf和word没有什么不同，这两个格式在其他软件中可以随意转换。

这个是不对的吗？还是我这句话就有毛病

新入门小白

stbotman 发表于 2017-7-6 22:16
最好的保密就是军队和军工厂的保密措施。一般企业没那个必要。

关键还是看自觉，无论是什么载体纸质还是 ...

我需要对文件起到保密的效果

新入门小白

sha7713 发表于 2017-7-7 07:03
电子文档谁都可以看，转换成PDF格式并加密，想改也改不了，即使有相关的编辑软件也不能保存。

谢谢，我今天跟我们授权人沟通下

新入门小白

维先优 发表于 2017-7-7 07:00
如果是质量经理或者负责人是新来的，要不要给

这就很尴尬了

新入门小白

hellozijia 发表于 2017-7-7 07:04
为啥新人不能看电子版？都保密搞啥gmp

是公司文件，可以随意下载打印

新入门小白

sha7713 发表于 2017-7-7 07:03
电子文档谁都可以看，转换成PDF格式并加密，想改也改不了，即使有相关的编辑软件也不能保存。

亲，谢谢！我马上试试，