此前文件编号编的不合适，想重新改换？

土豆炖西红柿

此前公司新建导致需要大量的文件，我就参照原来的老公司把新公司的文件清单全给列了出来，然后就是大规模的起草。就存在了以下几个问题，各位大师有啥解决方法？第一个问题：一开始我列的新公司文件清单是把老公司所有文件都包含进去，且我是文件编号也是也是一起给的。导致部分文件起草中发现不合适，就不起草了。导致我的文件编号不连续了。就相当于跳号了。例如原本是1，2，3。2不合适就未起草2。导致文件清单一看变成了：1，3。目前也没有新的文件把号给补上了。
第二个问题：当时弄文件体系是老总要把QC的产品检测SOP和原辅材料检测SOP给区分，于是我就原辅材料检测SOP就正序编号：1，2，3，4，5像这样编号，产品检测SOP就倒序编号：999，998，997，996像这样编号。但现在公司又来反问我当时为啥这样编。
第三个问题：和第二个类似当时某部门领导希望他们部门的文件是能够一眼看出文件的所属班组。我就把XXX中的百位数按他们班组划了。001——099是A班组，100-199是B班组。
我自己也感觉二，三是有问题的编号，但想不出有啥补救的方法。目前就两个方法：1：等公司上文件管理软件，到时候整个体系重建，可能会在2023年的下半年。2：这段时间更换公司名字，文件全部多数需要重新升版在这段时间换，但文件的追溯性太难了。我们很多验证文件都引用的是现在的文件编号。而且要变我现在编号不合适的文件，我重新编号那它原有编号是否就应该是废弃了，无法重新使用。
各位有啥好意见吗？

土豆炖西红柿

当时刚工作，自己也不是特别懂。所以造成这个大问题。

土豆炖西红柿

土豆炖西红柿 发表于 2022-10-29 15:39
当时刚工作，自己也不是特别懂。所以造成这个大问题。

导致现在想改都不知道咋改了

小金库

一、不连续没关系，原则：号唯一，作废不再启用
二、梳理一下，倒序编没道理，可以从900起始
三、先凑合坚持到2023年

wood295

重新弄一遍 一劳永逸

xqliu

目前能完善的尽量理顺了，否则以后更难办。
别人的文件，看看是否有帮助。

LLZz

倒着编的问题其实就是不符合大部分人的平常的观念，至少我认为绝大部分人一看到编号是999,998的文件应该都看不懂，会觉得很怪，所以你可以想想其他办法，区分没有那么难

tiiolyz96.

xqliu 发表于 2022-10-30 10:32
目前能完善的尽量理顺了，否则以后更难办。
别人的文件，看看是否有帮助。

谢谢分享      

halfmoon

编号的问题看似简单，但实际上多数人从未仔细思考。
编号的设计体现了对体系的综合管理，这种管理能力需一定的经验积累。

由于现在的电子计算机的普及，编号和30年前的要求，目的完全不同， 因而编写方法也不同
以前注重查询方便，所以先分部门。但现在，用计算机查询十分快速，不需太在意查询，反而漏缺等完整性更重要。

halfmoon

回答你的问题：
1）按原来的编。 跳号归在体系，但表明此文件未执行。
2）3 是一个问题。 别动原编号体系，在后面加分类。比如L: 原文件SOP.123， SOP.124 SOP.125,  变为SOP.123.API， SOP.124.PKG SOP.125.RM。 更复杂的是SOP.123.101, SOP.124.102,  ... 【SOP. SSSS.DSSS】. S: serial number， D: Department code，当然也可以【SOP. DSSS.SSSS】
这是编码的增长规则。即有给额外的增长留下可能！

缓步前行

产品监测加字母C，原辅料加Y/F

吴维军

第一个问题：编号不连续，并非是质量问题，是由于新建，不可能考虑到所有的情况，有一点差错，在所难免。
第二个问题：如果是老总对你进行追责，这个锅，你只能说自己当初经验有限，没有考虑周全，导致编号不美观。但是这个编号，并没有违反相关的法规，也是能正常使用，所以没必要过多的纠结。
第三个问题：同第二个问题一样。主动背锅，但是没有违反法规，所以没必要过多的纠结。
反正也要上文件管理系统了，目前能用就用，没必要过多的纠结先。
到时候上文件管理系统，要记得吸取这次经验，把找茬的领导都拉进来，所有的最终确认，都由领导拍板，自己只提供建议或者意见。

3575268985

推倒重来，

王超12345678

从头梳理一边，从一个截止日期从新给整套文件赋予编号