记录表单的唯一性

amily5618

例如《成品出库单》：文件编号是QR-7.5.11-01，为了保证记录的可追溯，在表单正文上方增加了一项：记录编号（规则是部门代号+年月日序列号），那么问题来了：
此记录编号规则是通过部门进行区分的，也就是同一个记录编号可能在同一天出现好多次：例如同样都是WL24101101的编号（物流部在今天发生的第一个记录表单），记录名称分别是《成品出库单》和《物料出库单》等。。。

这种情况，大家如何管理的？

zwq8866

记录单体现唯一性限制太高了，这有必要吗？

woshini2ge

一、细化编号规则
增加表单类型标识
在现有的记录编号规则基础上，增加一个特定的表单类型标识代码。例如，对于《成品出库单》可以定义为 “CP”，对于《物料出库单》定义为 “WL”。这样记录编号就可以修改为 “部门代号 + 表单类型标识 + 年月日序列号”。
以物流部（WL）为例，《成品出库单》的记录编号可能是 “WLCP24101101”，《物料出库单》的记录编号则为 “WLWL24101101”。通过这种方式，即使在同一天同一部门有多种类型的出库单，也能够通过编号准确区分。
增加子部门或工作流程标识
如果部门内部有不同的子部门或者工作流程，也可以将其标识纳入记录编号规则中。比如物流部有发货组和收货组，发货组可以标识为 “FH”，收货组为 “SH”。
对于发货组的《成品出库单》，记录编号可以是 “WLCPFH24101101”。这样在部门内部不同工作流程或子部门产生的相同类型记录也能区分开来。
二、记录管理系统的应用
数据库管理
建立一个记录管理数据库，将所有的记录表单信息录入其中。在数据库中，除了记录编号之外，还设置记录名称、部门、日期、相关业务信息等字段。
当需要查询或追溯某一记录时，可以通过多种条件组合进行检索。例如，即使记录编号有重复部分，但可以根据记录名称是《成品出库单》还是《物料出库单》以及其他相关信息准确找到目标记录。
系统自动编号生成
如果使用电子记录系统，可以由系统根据预设的规则自动生成记录编号。系统在生成编号时，可以综合考虑更多的因素，如表单类型、部门、日期、时间精确到秒甚至毫秒等，确保编号的唯一性。
同时，系统可以对编号进行唯一性检查，当出现可能重复的情况时，自动调整编号生成规则，如增加一个随机数或者计数器，避免编号冲突。
三、记录文档管理
物理分隔存放
在纸质记录文档的管理中，可以按照记录类型进行物理分隔存放。例如，将所有的《成品出库单》放在一个文件夹或档案柜区域，《物料出库单》放在另一个区域。
虽然记录编号可能有部分重复，但通过这种物理分隔的方式，在查找和管理记录时可以先定位到记录类型的存放区域，再根据编号等其他信息找到具体的记录表单。
索引和目录编制
编制详细的记录索引和目录，无论是纸质还是电子记录。在索引和目录中，除了记录编号外，还详细列出记录名称、日期、部门等信息。
这样在需要查找特定记录时，可以通过多维度的信息快速定位，即使记录编号存在部分重复的情况也不会影响记录的可追溯性。

amily5618

zwq8866 发表于 2024-10-11 10:21
记录单体现唯一性限制太高了，这有必要吗？

一般做到我们目前的管控就可以了，做到了同一份表单的记录编号的唯一性，但是有些部门在录入系统的时候，用这个编号检索的话，就出现问题了

amily5618

woshini2ge 发表于 2024-10-11 10:22
一、细化编号规则
增加表单类型标识
在现有的记录编号规则基础上，增加一个特定的表单类型标识代码。例如 ...

目前没有电子数据库，组织架构，人员相对简练，觉得你的“增加表单类型标识”建议不错，可以是一个方向

沉默是输

你的问题我理解的是出库成品和其他物料用的是同一个编号编号的记录表单，但是出库成品时又把成品同时单独区分，又把成品当成物料的一种，用一份记录表单填写两份记录，是这样吗？
可以把成品和其他物料区分开来，做两个记录表单，两个文件编号
也可以不区分，成品出库和其他物料出库一样通过记录编号顺延序列号

amily5618

沉默是输 发表于 2024-10-11 10:30
你的问题我理解的是出库成品和其他物料用的是同一个编号编号的记录表单，但是出库成品时又把成品同时单独区 ...

成品出库单和物料出库单是两份不同的记录表单，分别有自己的文件编号

沉默是输

amily5618 发表于 2024-10-11 10:36
成品出库单和物料出库单是两份不同的记录表单，分别有自己的文件编号

那没有问题呀，文件编号不一样，只是记录编号（类似于发放号）一样，能保证记录表单的唯一性呀

amily5618

沉默是输 发表于 2024-10-11 10:43
那没有问题呀，文件编号不一样，只是记录编号（类似于发放号）一样，能保证记录表单的唯一性呀

销售部门需要将这些表单录入系统，通过记录编号进行检索，用一个编号检索，可能会出来很多不同的表单，他们觉得没有做到唯一性

DJH

编号统一管理才不会重复，如果有个人编写肯定会出错

沉默是输

amily5618 发表于 2024-10-11 10:48
销售部门需要将这些表单录入系统，通过记录编号进行检索，用一个编号检索，可能会出来很多不同的表单，他 ...

所以说体系不是一个部门的事情，是多部门共同参与的
既然文件是这样控制的，那么表单录入系统就应该通过两个编号来识别

amily5618

沉默是输 发表于 2024-10-11 10:50
所以说体系不是一个部门的事情，是多部门共同参与的
既然文件是这样控制的，那么表单录入系统就应该通过 ...

有人觉得不好用，作为质量部门，就要尽量改，满足各路需求

fanny667

woshini2ge 发表于 2024-10-11 10:22
一、细化编号规则
增加表单类型标识
在现有的记录编号规则基础上，增加一个特定的表单类型标识代码。例如 ...

感觉很不错的解决方案，小心心给你了

warsong

用两个编号进行识别呗，文件编号&记录编号，文件名两个都写上，用&进行链接。这样最快速，不然要大改编号规则，还有没有计算机管理的情况下如何知道这个编号有没有被用。

amily5618

fanny667 发表于 2024-10-11 11:09
感觉很不错的解决方案，小心心给你了

感谢大佬

谢大师

嘎掉文件编号，没啥用，直接用记录编号追溯就行，简单设计就是用部门代码+序号+版本号，一种记录给一个序号

逸民

把编号不断完善下去

17303330779

逸民 发表于 2024-10-11 17:24
把编号不断完善下去

记录发放要有记录发放的号码，需要有控制