文件、文档审核用电子版还是纸质版的？

杰西卡悠悠

请问各位大神，您公司的文件、文档审核流程中，用电子版还是纸质版？
电子版审核，怎样可以做到受控合规？
纸质版审核，怎样汇总、统一意见可提高效率？

青山依旧在

这个用电子版应该会更方便、环保

yc20160802

文档审核流程中，用电子版。最终版是纸质版，进行签字批准留档备查。

杰西卡悠悠

yc20160802 发表于 2019-8-8 10:05
文档审核流程中，用电子版。最终版是纸质版，进行签字批准留档备查。

请问大神，是通过邮件还是其他方式发送？可以保证受控管理吗？怎样销毁已发送的电子版以及保证不泄密呢？

dingshao

现公司用的是电子版，走OA程序进行的审核，无法做到受控；以前公司用的是纸质版，有一份审核意见表，每个人将审核意见填在审核意见表中，最后汇总是起草人汇总，如果出现意见不统一，需要把审核人组织在一起讨论，提高效率的方法，我也想知道。

yc20160802

杰西卡悠悠 发表于 2019-8-8 10:34
请问大神，是通过邮件还是其他方式发送？可以保证受控管理吗？怎样销毁已发送的电子版以及保证不泄密呢？

目前只是以最终批准的版本加以管理。纸质版以签字为准。对相应的电子版管理不严格，只是由QA文件管理员保存。

杰西卡悠悠

yc20160802 发表于 2019-8-8 10:53
目前只是以最终批准的版本加以管理。纸质版以签字为准。对相应的电子版管理不严格，只是由QA文件管理员保 ...

我们目前也基本是这样，电子版在流转过程中怎样受控，的确头疼。纸质审核又低效……

杰西卡悠悠

dingshao 发表于 2019-8-8 10:47
现公司用的是电子版，走OA程序进行的审核，无法做到受控；以前公司用的是纸质版，有一份审核意见表，每个人 ...

你们是纸质审核改为电子审核了是吗？我们是想改为纸质版审核……

杰西卡悠悠

青山依旧在 发表于 2019-8-8 09:58
这个用电子版应该会更方便、环保

是的，电子版的比较好用，但是不易受控，苦恼

yc20160802

杰西卡悠悠 发表于 2019-8-8 11:37
我们目前也基本是这样，电子版在流转过程中怎样受控，的确头疼。纸质审核又低效……

引进GMP文件管理软件可以做到电子版受控，除了花钱之外，学习贯彻这个软件也是令人头痛之事。

xy2441362864

我们公司也是纸质版为最终版

lhlrcj

我们公司一直使用OA电子版，所有技术文件和体系文件签批都是电子流程审批，并在OA系统里面发布，只有开放了权限的部门人员才能查看，只能查看不能下载，如果现场需要纸质的文件，需要提交纸质文件申请单，由文件管理部门打印纸质文件，加盖分发号和受控印章，建立发放记录。经过国家局、省局、CE认证检查，都没问题的

青山依旧在

杰西卡悠悠 发表于 2019-8-8 13:10
是的，电子版的比较好用，但是不易受控，苦恼

审核又没有关系

杰西卡悠悠

lhlrcj 发表于 2019-8-8 18:11
我们公司一直使用OA电子版，所有技术文件和体系文件签批都是电子流程审批，并在OA系统里面发布，只有开放了 ...

感谢回复！有这个系统就比较完善了，同时运作的实时性也接收了很大的挑战吧，厉害。请问贵公司用的什么品牌的OA系统？上这个系统得多少预算？

杰西卡悠悠

青山依旧在 发表于 2019-8-9 08:20
审核又没有关系

检察官可不这么想哦~有数据完整性、差错风险的，我们都要关注哈

寒江行舟

要有效率，就是每个审核人独立审核，发起人汇总意见，互有冲突就公开讨论或者上级排板。

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杰西卡悠悠

寒江行舟 发表于 2019-8-15 10:42
要有效率，就是每个审核人独立审核，发起人汇总意见，互有冲突就公开讨论或者上级排板。

是的，独立审核有利于提高审核效率，流转审核就慢一些。