请教一个关于文件管理的问题

jidaifei

如题，文件应该分发到哪些部门各位大侠一般在哪儿做出规定？是在文件中还是另外做一份该文件的分发规定？如果有合适的例子请让我参考一下，谢谢

kimpirateyyc

适用部门，单独规定

Ryan15

最好另做一份记录
因为不仅仅记录发放到哪些部门，还有发放收日期、接收人，旧文件交回人、交回日期

马甲

直接文件中规定

feignte

一个具体文件的分发部门可以直接写在该文件的表头中或者页眉上。
单独起草一个文件详细去规定几百个文件发放部门有点没必要，这些整理工作可以在文件发放记录中进行。
表头可以这样：
文件名称----               文件编号---
制定部门：————     颁发部门-————
制定人/日期-------       制定日期---------
审核人/日期-------        审核人/日期--------
批准人/日期-------        实施日期----------
分发部门-----------------------------------

好丑啊 ，就这样吧

jidaifei

feignte 发表于 2017-5-9 14:39
一个具体文件的分发部门可以直接写在该文件的表头中或者页眉上。
单独起草一个文件详细去规定几百个文件发 ...

我原来也想这么编文件的，编完了看看实在是不好看又删掉了。

jidaifei

马甲 发表于 2017-5-9 14:31
直接文件中规定

在文件中增加一项“分发部门”么？

马甲

jidaifei 发表于 2017-5-9 14:43
在文件中增加一项“分发部门”么？

是的

jidaifei

gyliukun 发表于 2017-5-9 14:24
最好另做一份记录
因为不仅仅记录发放到哪些部门，还有发放收日期、接收人，旧文件交回人、交回日期

您说的是“文件发放、回收记录”吧？我想知道的是某文件应该分发到哪些部门应该在哪儿做出规定

feignte

jidaifei 发表于 2017-5-9 14:42
我原来也想这么编文件的，编完了看看实在是不好看又删掉了。

可以把一部分内容放页眉上，再调调，有些公司的文件还挺好看的。

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jidaifei 发表于 2017-5-9 14:44
您说的是“文件发放、回收记录”吧？我想知道的是某文件应该分发到哪些部门应该在哪儿做出规定

在页眉表格里增加一行，发放部门。然后就给发到相应的部门去。不用文字性的书面规定，因为有各种各样的文件。

puretong

在该文件的文中加一条适用范围或者相关部门就可以啦，这个不用再增加一个文件的啦

紫幻剑雨888

我们的是在领导们的签字页下方进行了备注，写着“分发部门：**、**、**”等等

文件名称	***管理标准
文件编号	***
起 草 人				起草日期			年   月   日
审 核 人				审核日期			年   月   日
				审核日期			年   月   日
批 准 人				批准日期			年   月   日
颁发日期	年    月   日			执行日期			年    月   日
颁发部门	质量管理部			版 本 号			01
分发部门	质    量	质检	生    产	技    术	综合	提取	供    应	销    售	办    公	存    档
分发数量	0	0	1	1	0	1	0	0	0	1
受控号	--	--	01	02	--	03	--	--	--	04

快乐糊涂神

GMP文件只发到相关部门，不相关的部门就不用分发，例如财务部；但所有的文件都要分发到质量部，因为质量部是各种文件的审核和归档部门；其他部门，只要文件内容涉及到哪个部门，就要分发到哪个部门。

blunk

我觉得不用规定，，

因为具体分发到那个部门，是基于实际需求原则。

这么说吧 ，一份操作SOP 你规定不发到生产车间（实际不可能，只是举例）

但生产车间因为需要使用，提出额外副本申请，你还不是得发一份去，这样，你原有的规定不发到生产车间就没有意义了。

所以实际上 不建议规定，如果发的时候的确少发 或漏发了， 走一个申请就行，。

最主要是 要记录 发给那些地方了，还有回收  等等

blunk

马甲 发表于 2017-5-9 14:44
是的

这个分发部门必须有

第一百八十一条　操作规程的内容应当包括：题目、编号、版本号、颁发部门、生效日期、分发部门以及制定人、审核人、批准人的签名并注明日期，标题、正文及变更历史。

yanshuheng1112

单独起草一份文件管理规程，把这些事情都在里面规定好

cpucat09

分发给使用部门

zysx01234

看公司文件的格式和管理，有的格式在表头那里规定了起草部门和分发范围【当然有的公司的格式是不包括这些内容】，另外就是要有文件发放与回收登记表【有些还设计了销毁内容】——发放与领用双方要签字，回收日期也需要记录，销毁处理也要记录。

至于发到哪些部门，如果有表头规定的则发放表的部门要与之一致，如果没有规定则发放至相关部门【可以问下QA里面的老司机或QA经理】

jidaifei

统一回复，谢谢各位大侠，我深受启发，初步决定在文件中规定分发部门。格式一种是在你文件封面签字批准页做出规定，另一种是在文件内容来增加“分发部门”。看看领导喜欢那种方式再定。