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【原创】如何开启Excel审计追功能

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药生
发表于 2017-4-17 08:27:59 | 显示全部楼层 |阅读模式

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本帖最后由 tang_yanjin 于 2017-4-17 09:01 编辑

       随着计算机化系统及数据完整性的全球性的风靡,以及FDA推动质量量度的新举,越来越多的国家、组织团体来关注人们在产品研发、原辅料采购、产品生产、产品检验及产品流通环节中催婚神回复的数据的真实性,以及人们在这些过程中的诚信度和法律法非意识,对于计算机化系统、数据完整性、质量量度相关的内容,会在以后的文章中进行分享。
对于在产品研发、原辅料采购、产品生产、产品检验及产品流通环节中我们有至少90%的人们会使用电子表格,而在使用电子表格的人群中会有85%左右的人使用Microsoft Office Excel的电子表格(在这里就不介绍Microsoft Office Access),而对于Microsoft Office Excel电子表格的使用,在计算机化系统分类中是很明确的对(按照GAMP 5进行分类):
  • 如果使用Microsoft Office Excel仅仅用作登记台账,不作任何编辑,便于查阅,那么这个就属于一个3类软件;
  • 如果使用Microsoft Office Excel用作计算器等输入Microsoft Office Excel内部公式、加密等方式来满足使用者需求的,这个属于4类软件;
  • 如果使用Microsoft Office Excel里没有我们所需要的公式或内容,通过外接程序对该表格植入插件来实现,这个属于5类软件。

        通过以上对Microsoft Office Excel表格的用途、需求不同,使得Microsoft Office Excel遵从GxP要求要不相同,不同的软件类别需要做不同程度的验证,基于风险的不同会有不同的管理措施如权限、备份、审计追踪等。那么我们如何可以使Microsoft Office Excel具有审计追踪功能呢?
         下面介绍三种方法来实现Microsoft Office Excel电子表格的审计追踪功能:
  • 通过Microsoft Office Excel自带的审计追踪功能;
  • 通过配置来实现Microsoft Office Excel审计追踪功能,这个比Microsoft Office Excel自带的更方便好用,且可以增加更多的功能,如可以记录下复制信息、登入登出信息等;
  • 通过植入Microsoft Office Excel的菜单功能,这个优点同2,但比2更方便快捷,且不占用Microsoft Office Excel本身内存,靠外SQL接数据库来实现.

        下面就来介绍以上几种方法实现后的效果,由于是示范过程,后面两种方法做的比较简单,话不多说赶紧上菜:
第一种方法:
1.gif
第二种方法:
2.gif
第三种方法:
我们开启了Microsoft Office Excel审计追踪的三种方法对应的是不同类别的软件:
第一种方法:3类软件
第二种方法:4类软件
第三种方法:5类软件
通过遇上案例可以看出虽然都是Microsoft Office Excel电子表格,但由于需求功能的不同,这个电子表格就会有所变化,根据需求的复杂详细程度,该表格的风险就会变得越来越高,级别也被变得越来高,这也就解决了可配置和不可配置的理解。不过我个人觉得设备中的配置或非配置及基于供应商的行为动作,比如我们买一台RABS,一般的人工开启灭菌进行设定,厂家直接植入一个标准的的软件包就可以了实现了,这叫非配置软件,如果我们的需求是需要自动启动不需要人员的干预,那么厂家就会通过调整硬件来启动该软件包中的功能,以实现我们的需求(前提是我们不需要更改软件源代码,只需要配置硬件或相应的条件就可以启用该功能),这就叫配置软件,而需要更改软件的源代码的那么就瞬间变成了定制软件楼哦!不知道这样解释大家懂了没有!不过这个是可以进行弱化处理的,具体的方法会在以后会进行慢慢的解说。
41.jpg
而不同的件又有不同程度的验证过程,详见下图:

可见各家还是按照需求来选取实现Microsoft Office Excel电子表格的审计追踪功能吧!送给大家一句话:一切的的行动均基于:患者安全,产品质量和数据完整的风险来决定审计追踪的复杂详细程度。
        以上三种方法您觉得哪种方法最好呢?是不是都很炫呢?本期的内容您学会了吗?什么?你竟然说没有学会!不过没有关系,后面我们我们会有专门的专题会讲解Microsoft Office Excel电子表格的验证,大家不要着急哦!

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药徒
发表于 2017-4-18 09:19:23 | 显示全部楼层
想象不出来什么地方需要用到excel的审计跟踪功能。一般固定公式和单元格,控制权限就足够了
excel这个软件本身应该属于1类软件。
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大师
发表于 2017-4-17 10:49:33 | 显示全部楼层
文章整体不错,除去分类部分,其他无问题。
话说Excel还是做统计汇总计算的基础类软件算了,一旦有宏或扯上数据库之类,就非我等电脑小白整得清楚呢。
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发表于 2017-4-17 08:30:51 | 显示全部楼层
图片都没有的啦

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我这边看有的啊  详情 回复 发表于 2017-4-17 08:36
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药生
 楼主| 发表于 2017-4-17 08:36:41 | 显示全部楼层

我这边看有的啊
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药师
发表于 2017-4-17 08:39:10 | 显示全部楼层
三类用途分的很清楚。
其实我觉得,第一种用法算是1类软件,基础软件嘛。第二种用法算是可配置,第三种用法算是定制,但是如果定制软件非常成熟大量使用,也会变成商用软件。
图片看不到,下载图片再插进去吧。

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图片看不到啊 我来重新编辑下  详情 回复 发表于 2017-4-17 08:49
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药徒
发表于 2017-4-17 08:42:24 | 显示全部楼层
"如果使用Microsoft Office Excel仅仅用作登记台账,不作任何编辑,便于查阅,那么这个就属于一个3类软件"我记得EXCEL表格属于第一类。

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你这种属于一类啊  详情 回复 发表于 2017-4-17 09:02
别使用宏命令进行编辑,基本上算是1类  详情 回复 发表于 2017-4-17 08:50
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药生
 楼主| 发表于 2017-4-17 08:49:59 | 显示全部楼层
石头968 发表于 2017-4-17 08:39
三类用途分的很清楚。
其实我觉得,第一种用法算是1类软件,基础软件嘛。第二种用法算是可配置,第三种用 ...

图片看不到啊   我来重新编辑下
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药生
发表于 2017-4-17 08:50:16 | 显示全部楼层
吖倪吖赛 发表于 2017-4-17 08:42
"如果使用Microsoft Office Excel仅仅用作登记台账,不作任何编辑,便于查阅,那么这个就属于一个3类软件" ...

别使用宏命令进行编辑,基本上算是1类
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药生
发表于 2017-4-17 08:58:51 | 显示全部楼层
有图有真相
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药徒
发表于 2017-4-17 08:59:58 | 显示全部楼层
分类是清楚的,等验证。
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药生
 楼主| 发表于 2017-4-17 09:02:13 | 显示全部楼层
吖倪吖赛 发表于 2017-4-17 08:42
"如果使用Microsoft Office Excel仅仅用作登记台账,不作任何编辑,便于查阅,那么这个就属于一个3类软件" ...

你这种属于一类啊
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药师
发表于 2017-4-17 09:11:39 | 显示全部楼层
学习一下啦,谢谢提供分享。
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药徒
发表于 2017-4-17 09:21:11 | 显示全部楼层
路过学习下
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药徒
发表于 2017-4-17 10:08:36 | 显示全部楼层
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发表于 2017-4-17 10:46:03 | 显示全部楼层
路过学习一下
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药徒
发表于 2017-4-17 10:52:44 | 显示全部楼层
excel有自带的audit trail功能?我怎么不知道,我只知道word有

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Word由审计追踪功能  详情 回复 发表于 2017-4-18 07:50
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药徒
发表于 2017-4-17 11:44:38 | 显示全部楼层
谢谢分享,这得好好学习
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药徒
发表于 2017-4-17 13:34:35 | 显示全部楼层
第三种方法:
下面的图看不到啊
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药徒
发表于 2017-4-17 13:41:24 | 显示全部楼层
图片看不到啊
楼主,帮忙啊
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药生
 楼主| 发表于 2017-4-18 07:50:02 | 显示全部楼层
jaysun 发表于 2017-4-17 10:52
excel有自带的audit trail功能?我怎么不知道,我只知道word有

Word由审计追踪功能
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