记录表格升级如何控制？

huanmojing

各位万能的蒲友，请教一个关于文件和记录管理的问题。我们公司的文件和对应的记录有不同的编码，但是编码之间有联系，比如文件的编号是BZ-SOP-001,对应的记录就是BZ-SOP-001－RD-001,BZ-SOP-001－RD-002……现在遇到一些问题。
1、文件升级后，记录是否需要随之升级？尤其是文件的变更不涉及记录的时候。反之亦然，记录升级后，文件是否需要随之升级？
2、如果文件和记录一起升级，就会出现文件（记录）明明什么都没有改，版本号却不断变化的情况
3、如果不一起升级，记录表格里没有起草人、审批人、批准人之类的东西，记录的升级无法控制。
万能的蒲友，如何是好？

huanmojing

还有，文件升级后，新增了一个记录表格，版本号就更乱了

huanmojing

huanmojing 发表于 2017-1-4 16:53
还有，文件升级后，新增了一个记录表格，版本号就更乱了

总不能新的表格一出来就直接变成2.0版吧？

鸡蛋抱蒜苗

干嘛非要关联呐，出个编号规程，重新定义编号规则，按规则编号好了

静水蓝心

要么分开管路；要么在文件体系里规定好，不升级不用变更版本号不用签名，分开打印后装订在一起管理就是了。

自立自主

我们的记录表格作为附件，每个附件均有起草人、审核人、批准人，文件和记录分别升级和同时升级都没问题。

小美2005

我们的文件和记录是分开管理的

东方风声

自立自主 发表于 2017-1-4 19:37
我们的记录表格作为附件，每个附件均有起草人、审核人、批准人，文件和记录分别升级和同时升级都没问题。

你好，，麻烦稍微详细一点说说好吗？
你的意思是，文件管理规程中规定，文件和记录的编号原则不同，分别审批，升级的时候可以分别升级？
那么表格的变更历史如何体现？下发的时候是分别下发，有各自的下发记录？

黄精

要么分开管路；要么在文件体系里规定好，不升级不用变更版本号不用签名，分开打印后装订在一起管理就是了。这是对滴

sha7713

在文件里不写记录的版本号，记录的修改可以走单独的修订流程，这样文件和记录既有关联，又互不影响

sha7713

建议修改记录的编号原则，要能反应版本变更情况

915_雨

记录内容不变的情况下  版本号无需随文件的版本升级而变化         
理解为  都为独立文件就好     即文件可能02版   记录还01版的   
至于文件中记录引用到编号就可以 不到版本号   
至于文件和记录的对应关系  文件管理QA有个整体文件和对应记录的台帐   做好文件和记录的收发管理   

大草原制药人

那一个文件同时有十个记录你怎么关联呀？所以SOP的SOP规定一个文件同时可有十个记录的规定。

Rainy0531

如记录附属于规程，规程升级时，记录内容格式没有变化，可以不升级，但是记录升级，规程必须升级。这些可以在工厂文件记录控制相关过程中进行详细规定。关于链接的问题，你的记录编号没有问题，需要在后面加上记录的版本号，并连接在规程的记录部分就可以了。

自立自主

东方风声 发表于 2017-1-4 22:17
你好，，麻烦稍微详细一点说说好吗？
你的意思是，文件管理规程中规定，文件和记录的编号原则不同，分别 ...

表格也是一个附件文件，升级的时候也需要审批的。有变更历史，有下发回收记录。
每个公司有每个公司的习惯，只要合规好管理，方便适用即可。